招商港口: 办公会议事规则（2024年12月）

        招商局港口集团股份有限公司
             办公会议事规则
（2024年12月20日经公司第十一届董事会2024年度第九次临时会议审议通过）
                                                         目                 录
                         招商局港口集团股份有限公司办公会议事规则
          招商局港口集团股份有限公司
             办公会议事规则
                 第一章 总则
  第一条  为进一步完善招商局港口集团股份有限公司决策体系，提升公司
治理水平和管控能力，规范决策程序，提高决策水平，提升决策效率，防范决策
风险，根据《招商局港口集团股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）
《招商局港口集团股份有限公司首席执行官工作细则》等规定和要求，结合公司
实际，制定本规则。
  第二条  办公会是公司经理层落实公司党委决策部署，根据《公司章程》
行使职权，执行和落实公司董事会决议的制度安排，是公司首席执行官（CEO）
对公司董事会授权“三重一大”决策事项和《公司章程》规定由 CEO 决策的部分
事项开展集体研究讨论的工作机制。
  第三条  行政事务部是办公会的日常工作机构。负责会议议题的收集和汇
总，会议方案的拟订和报批，会议通知的起草和发出，会议材料的收集和印制，
会务工作的组织和保障，会议纪要的印发和存档，以及决策事项的跟踪和督办等。
  第四条  除非上下文另有要求或文义另作说明，下列词语或简称在本规则
中的含义如下：
  (一)   公司：指招商局港口集团股份有限公司。
  (二)   《公司章程》：指《招商局港口集团股份有限公司章程》
  (三) 行政事务部：指行政事务部（党委办公室、企业文化部、保密办公
室、信访维稳办公室）。
  (四)   本规则：指《招商局港口集团股份有限公司办公会议事规则》
  (五)   本规则所称“以上”含本数。
               第二章 议事范围
  第五条  办公会审议事项（详见附件《招商局港口集团股份有限公司办公
会审议事项清单》）
  (一)   公司董事会授权公司 CEO 研究决定事项。
  (二) 《公司章程》中规定的公司 CEO 职权范围内的相关事项，召开办公
会研究决定。前述的公司 CEO 职权范围具体如下：
报告工作。
案。
经理的情形除外）、副总经理、财务负责人、总法律顾问（首席合规官）。
                 第三章 会议组织
  第六条  办公会由公司 CEO 主持，公司 CEO 可委托其他会议成员代为召集
和主持。办公会应当有半数以上正式成员出席方可举行。
  第七条  一般情况下，办公会视需召开。原则上不得临时动议，如遇特殊
情况，可由公司 CEO 提议就紧急议题召开临时会议。
  第八条  参加办公会的正式成员为公司经理层成员，包括公司 CEO、总经
理、副总经理、财务总监、总法律顾问（首席合规官）、总经理助理等。下述人
员可以或应当列席办公会：
     (一)   公司董事长因特殊工作需要可以列席。
     (二)   党委专职副书记等可以视议题内容参加或者列席。
     (三)   公司纪委书记可以列席。
  (四) 行政事务部主要负责人应当列席，负责法律事务的部门总经理、执
行总经理可以列席。
  (五) 根据审定的会议方案，议题相关单位或部门人员可以在办公会审议
相关议题时列席。
     (六)   会议主持人指定的有关人员可以列席。
  第九条  因故不能出席会议人员，应在会前向公司 CEO 请假并获得批准。
根据工作需要，未能到会人员可通过书面形式就与之有关议题提出意见和建议。
  第十条       议题提报部门负责制作其提报议题相关的会议材料，材料应格式
规范、内容详实。除敏感议题外，议题提报单位应及时将上会材料提交行政事务
部汇总，以供参会人员提前阅知并作相应会务安排。未能及时提交会议材料或会
议材料准备不够充分的，不予提交会议讨论。
  第十一条 办公会由行政事务部安排专人负责记录，并就会议决定事项编制
和印发会议纪要。会议纪要由会议主持人签发，印发范围一般包括公司经理层成
员、行政事务部和会议决定事项相关部门等。根据执行会议决定需要，可适当扩
大印发范围。
  第十二条 参会人员应当严格遵守国家相关法律法规以及集团保密规定，对
于应当保密的会议内容和讨论情况，必须严守秘密，不得泄露。
              第四章 议事决策
  第十三条 有关事项提交办公会决策前，应遵循以下原则：
  (一) 对办公会研究的董事会授权 CEO 决策事项，决策前一般应当听取党
委书记、董事长意见，意见不一致时暂缓上会。办公会研究的其他重要议题，也
要注重听取党委书记、董事长意见。
    (二) 提交会议决策事项应在会前经过充分沟通酝酿和仔细研究，除特殊
情况外不得临时动议。特别重大或复杂敏感事项应在会前以公司专题会议形式，
由 CEO 主持并召集相关人员进行认真研讨，充分听取各方意见，通过必要的科学
论证程序对事项进行分析评估，并形成建议方案。
  (三) 提交会议决策事项应在会前履行相应报批审核程序，经公司 CEO 批
准同意后方可正式提交办公会审议。重大投资项目，应在会前按照公司有关制度
要求履行投资报审流程。
  第十四条 办公会议事决策实行集体决策，提交会议决策事项实行“一题一
议”，出席会议人员逐一发言，公司 CEO 末位表态，一般应经过以下决策程序：
  (一) 议题报送部门应先就待决策事项进行简要汇报，随后公司分管领导
进行补充说明，其他列席会议人员视需发表意见。
  (二)   与会人员应就该事项充分发表意见，对决策方案明确表态。
  (三) 在充分讨论并达成一致意见基础上，公司 CEO 末位表态，根据讨论
情况对各方意见进行归纳集中，形成会议决议。
  涉及多个决策事项的议题，应按照上述决策程序依次逐项充分讨论。
    第十五条 审议事项出现重大分歧时，一般应暂缓作出会议决议，有关部门
应加强分析研究和沟通协调，并根据会议要求进一步调整完善相关材料，经公司
CEO 批准同意后，择期再行上会审议。
  第十六条 如遇特殊情况需对已决策内容作出重大调整的，应当按照本规则
相关规定重新履行决策程序。
            第五章 执行与监督
  第十七条 有关责任部门应根据会议要求，积极落实会议议定事项，有序推
进相关工作。在落实过程中如遇到新情况、新问题，相关部门应及时向公司领导
反馈，必要时可召开公司专题会议研究协调或再次提请办公会审议。
    第十八条 行政事务部负责对会议议定事项进行跟踪督办并收集反馈落实
情况，对董事会授权 CEO 的决策事项，建立报告工作机制和台账管理机制，协助
CEO 定期向董事会报告授权行权情况及重大决策事项执行进展情况。对于会议特
别关注的事项，经公司 CEO 审批同意后，通过公司督办系统进行线上督办。
              第六章 附则
  第十九条 各控股子公司应参照本规则，结合实际，制定适用于本单位的相
应规则。
  第二十条 本规则未尽事项，按国家有关法律、行政法规、部门规章和《公
司章程》执行。
  第二十一条   本规则由董事会负责解释。
  第二十二条   本规则自公司董事会批准之日起生效。本规则的修改需经公
司董事会批准。